Hybrides Arbeiten – wie ein menschenorientierter Ansatz die Leistung steigert

Summary: Wenn Unternehmen „ihr NewNormal“ aufsetzen, sollte dies eng in Abstimmung mit den Mitarbeitenden passieren. Es braucht ein menschen–orientiertes Modell anstatt einem bürozentrierten Ansatz. Aktives Einholen von Feedback zu den Mitarbeiter–bedürfnissen, gemeinsame Anpassungen an die Anforderungen und effiziente Prozesse sichern eine starke Kultur – in Zeiten, in denen viele Unternehmen zur Gefahr werden.

Seit der Pandemie wissen wir, dass die hybride Arbeitswelt sehr viel Flexibilität mit sich bringt, die wir vorher nicht hatten. Schon jetzt beobachten wir in vielen Firmen den Trend zur Drei-Tage-Büro-Woche und der Zwei-Tage-Fernarbeit, was Vorteile für Mitarbeiter vor Ort aber auch an anderen Orten mit sich bringt. Gleichzeitig reicht es nicht, lediglich die Prinzipien der physischen Arbeit hybrid abzubilden – es braucht ein Umdenken und eine neue Gestaltung der Arbeitsweise.

In Gesprächen mit meinen Kunden beobachte ich noch eine Zerrissenheit, welche hybride Arbeitsform denn nachhaltig funktioniert. In einem Unternehmen möchten ganze Abteilungen lieber nur noch von zu Hause arbeiten, während die Geschäftsführer gerne wieder alle im Büro hätten. Ihre neuen Mitarbeiter wurden komplett virtuell eingearbeitet und sind nach der Probezeit nicht so gut einsetzbar, wie in früheren Zeiten. Ein Inhaber hat bei sich die 50/50 Regel eingeführt – die Hälfte der Arbeit im Büro und die andere Hälfte aus der Ferne – um so den Wünschen der Mitarbeiter maximal gerecht zu werden. Und doch hatte er Diskussionen, wenn ein Mitarbeitender an „seinem“ HomeofficeTag doch im Büro benötigt wurde.

So funktioniert es also nicht – die Erwartungen vom Unternehmen und den Beteiligten müssen zusammenspielen.

Mitarbeitergesteuerte Flexibilität als Erfolgsfaktor

Jedes hybride Arbeitszeitmodell hat seine Berechtigung, jedoch sollten Arbeitgeber anfangen, den Bedürfnissen ihrer Mitarbeitenden und den dazu passenden Prozessen mehr Aufmerksamkeit zu schenken und mitarbeiterorientierten Ansatz für flexibles Arbeiten wählen, der es den Mitarbeitern ermöglicht, mitzuentscheiden, wo, wann und wie sie arbeiten. Die oben genannten Erfahrungen können ein guter Anfang sein und als Entwicklung betrachtet werden, die klare Erwartungen des Managements mit Feedback und Vorschlägen der Belegschaft kombiniert.

Um diesen Wandel erfolgreich zu vollziehen, müssen Arbeitgeber die flexible Arbeit entstigmatisieren, indem sie sie zum Standard machen – und nicht zur Ausnahme. Es sollten Grundsätze, und nicht Richtlinien für die flexible Arbeit entwickelt werden. Welche hybride Arbeitsform für das eigene Unternehmen passt, muss ausprobiert und angepasst werden – bis es am besten zur eigenen Kultur passt.

Denn schon jetzt ist klar: in einem harten Wettbewerb um Talente bieten bald viele Firmen attraktive Arbeitsmodelle – die Schaffung einer Organisationsstruktur, die die Präferenzen der Mitarbeiter nicht berücksichtigt, wird zu Fluktuation führen. Die Beziehungen zu den Mitarbeitern und deren Feedback sind für den Erfolg eines Unternehmens immer wichtiger.

Eine Studie von Gartner ( “Redesigning Work for the Hybrid World.”) ergab, dass Unternehmen mit einem hohen Maß an Flexibilität und Wohlbefinden der Mitarbeiter eine fast dreimal so hohe Mitarbeiterleistung aufweisen.

Mehr Empathie von den Führungskräften gefragt

Wie soll das gehen? Ist es nicht zuviel Aufwand, Mitarbeiter durch Feedback in solche Entscheidungen einzubeziehen? Doch es ist machbar – durch empathiebasierte Führung.

Für eine zukunftsfähige Arbeitsweise müssen Führungskräfte

  1. ihre Arbeitsteams und deren geleistete Arbeit kennen
  2. verstehen, wie sich das Team auf andere Bereiche des Unternehmens auswirkt
  3. ihren Verantwortungsbereich wie ein kleines Unternehmen führen, das flexibel auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen kann. Die Beteiligung an wichtigen Entscheidungen (durch Input und Feedback) schafft das Gefühl der Wertschätzung, das Menschen dazu veranlasst, in einem Unternehmen zu bleiben.

Mitarbeiterorientierte Flexibilität ermöglicht es dem Einzelnen, persönliche und berufliche Verpflichtungen miteinander in Einklang zu bringen, um das Berufs- und Privatleben zu harmonisieren – und das erhöht die Bindung ans Unternehmen. Damit ist dies für Manager keine „Kann-Aufgabe“, sondern ein „Must do“.

4 Management-Tipps für abgestimmtes hybrides Arbeiten

Führungskräften, die eine engere hybride Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden fördern wollen, empfehle ich folgende Schritte:

Tipp 1: Kennen Sie die Wohlfühl-Umstände Ihrer Teammitglieder

Schenken Sie Ihren MitarbeiterInnen Aufmerksamkeit und echtes Interesse. Es gibt etliche Studien, die belegen, dass die Beziehungen zu Chefs und Vorgesetzten für die Arbeitszufriedenheit und damit für das Wohlbefinden der Mitarbeiter entscheidend sind. Wenn Sie ein Team hin zur Flexibilität steuern wollen, bringen Sie sich ein, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter engagiert sind.

Eine vernetzte Führungskraft kennt die Teammitglieder persönlich und weiß, unter welchen individuellen Bedingungen sie am besten arbeiten und sich als Person und Arbeitskraft entfalten können.

Fragen, um die Motivation Ihrer Mitarbeiter herauszufinden:

  • Wann arbeitest Du in Deinen Stärken – was behindert Dich aktuell?
  • Wodurch fühlst Du Dich bei der Arbeit wertgeschätzt?
  • Womit würdest Du gerne weniger Zeit verbringen?
  • Welche Unternehmensprozesse könnten wir anpassen, um die Effizienz zu steigern?
  • Welche Instrumente oder Prozesse helfen Dir, Dich stärker zu involvieren?

Tipp 2: Klären Sie die (wirtschaftlichen) Erwartungen und passen die Arbeitsweise an

Wissen Ihre Mitarbeiter, welche geschäftlichen Anforderungen aktuell bestehen, um Kundenerwartungen oder Unternehmenserfolge zu sichern? Stellen Sie hier zunächst ein gemeinsames Verständnis sicher bevor Sie Änderungen vornehmen.

Vor diesem Hintergrund können Sie im Team Flexibilität schaffen – achten Sie darauf, Ihre Gespräche mit dem Ziel zu führen, ein Klima des Erfolgs zu schaffen.

Um den Bedarf an Produktivität und Schnittstellen zu ermitteln, könnten Sie fragen:

  • Sind Dir die Benchmarks, Ziele und Fristen im Teams klar?
  • Ist Dir klar, was von Dir erwartet wird und was eine erfolgreiche Leistung ausmacht?
  • Wann und wie oft kommunizierst Du teamübergreifend / mit Kunden? Zu welchen Zeiten überschneiden sich Eure Aufgaben am häufigsten?

Tipp 3: Beobachten Sie, wie gut Ihr Arbeitsmodell funktioniert – und optimieren Sie

Nach Einführung eines hybriden Zeitplans und Arbeitsweise reflektieren Sie regelmäßig (z.B. alle 2 Monate) mit Ihrem Team, welche Aspekte funktionieren und welche nicht. Halten Sie nicht am Status Quo fest! Es ist wichtig, als Führungskraft wiederkehrendes Feedback zu fördern und die Richtlinien so anpassen, dass sie den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen.

Beispielfragen für ein 2-monatliches Reviewmeeting:

  • Was hat in der hybriden Arbeitsweise gut funktioniert, welche Vorteile habt Ihr erfahren?
  • Auf welche Schwierigkeiten sind Ihr gestoßen?
  • Wo sollten wir im nächsten Quartal die Art und Weise unserer Zusammenarbeit anpassen?

Tipp 4: Führen Sie nach Ergebnissen

Ein einfühlsames Führen von Teams bedeutet eine Verlagerung weg von der Leistung nach Input hin zu Leistung nach Ergebnissen. Nicht der Einblick in die Detailarbeit des Mitar–beiters ist relevant, sondern die Unterstützung und enge Abstimmung hin zu vereinbarten Ergebnissen. Auch hier besteht eine neue Herausforderung durch ein verändertes Rollenverständnis für Manager.

Mein Appell zum Schluss:

Wir befinden uns in einer Zeit, in der Geschwindigkeit und Flexibilität gefordert und belohnt werden. Treffen Sie deshalb so grundlegende Entscheidungen zur Arbeitsweise der Zukunft nicht top down, sondern involvieren Sie Ihre Mitarbeitenden, um eine starke Kultur und damit eine hohe Leistungsfähigkeit sicherzustellen.

Hybrides Arbeiten ist ein Prozess – betrachten Sie Ihre ersten Festlegungen als ein Experiment, das sukzessive geändert werden kann, wenn sich die Umstände ändern. Bleiben Sie offen und flexibel mit weiteren Anpassungen, damit die hybride Arbeitsweise den Unternehmenszielen und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden optimal gerecht werden.